Consejos para tener reuniones productivas
Las reuniones efectivas de trabajo son aquellas donde los colaboradores salen de una reunión sintiéndose llenos de productividad, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de que se han logrado avances. Además, las reuniones efectivas de trabajo te permiten generar ideas, planificar acciones y mantener a tu equipo activo e informado. ¡Todo de manera óptima!
Te presentamos las 5 claves fundamentales para conseguirlo, aplicables tanto a reuniones virtuales como presenciales que hemos extraido a través de nuestra platadorma formativa Udemy.
1. Definir el objetivo
¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.
2. Elegir a los participantes adecuados
¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los decision makers, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.
«La mayoría de las personas se sienten agobiadas por la cantidad de reuniones que deben atender y eso es debido a que son invitados, en muchas ocasiones, a encuentros en los que no debían participar», afirma Mansilla. Debemos prestar especial atención a este punto si queremos, además de cumplir nuestro objetivo, respetar el tiempo de los demás compañeros.
3. Preparar una agenda
Una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.
Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir. Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar prevenidos.
4. Gestionar el tiempo
Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.
5. Documentar y crear un plan de seguimiento
Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.
Otros factores básicos a tener en cuenta para asegurar una videoconferencia de éxito son elegir el espacio más tranquilo y silencioso de la oficina o de la casa, encender siempre la cámara para empatizar mejor con los asistentes y utilizar auriculares con micrófono para garantizar la calidad del sonido.
