Cómo mejorar el trabajo en equipo y aumentar el rendimiento laboral

Detrás del éxito empresarial, está el trabajo y el esfuerzo de los equipos de trabajo. Liderar un equipo de trabajo es algo más que dar instrucciones y dirigir proyectos. Los líderes no solo asumen responsabilidades sino que motivan a su equipo de trabajo.

Recopilamos recomendaciones para mejorar el trabajo en equipo:

Mejarar la comunicación interna

La comunicación en el trabajo es imprescindible, logra evitar conflictos, ayuda a que fluyan las mejores ideas y fortalece las relaciones laborales entre compañeros. Realizar actividades como un encuentro virtual entre todos los miembros del equipo es fundamental, no solo por mantener el ánimo y acompañarse sino, también, para compartir dificultades o habilidades desarrolladas durante el trabajo no presencial.

  • Un Scrum Meeting es una reunión que se realiza periódicamente con el objetivo de alinear a todos los empleados que trabajan en un mismo proyecto.
  • Puede ser semanal o diario (dependiendo del contexto) y consiste en que cada miembro del equipo exponga el estatus actual de sus tareas, así como sus próximos objetivos y tareas.
  • De esta manera el equipo puede adaptarse y sincronizar, aumentando la efectividad y eficiencia en la consecución de un proyecto.

Automatizar tareas

Existen numerosas tecnologías que aumentan la eficiencia de trabajo en la empresa.
Un ejemplo es el uso de herramientas como Confluence o Jira,  capaces de transformar el modo en que los equipos colaboran en proyectos, controlan las principales decisiones y mucho más.

Estas son algunas funciones adicionales que puede utilizar tu equipo al usar estas plataformas:

Confluence:

  • Plantillas: En Confluence se puede crear cualquier cosa: desde los requisitos de los proyectos hasta los planes de trabajo. Hay una plantilla ideal para cada proyecto.
  • Macros: Las macros ayudan a ampliar las capacidades de las páginas de Confluence, lo que te permite añadir funciones adicionales o incluir contenido dinámico. Se pueden usar macros para cambiar el formato y el diseño de una página, mostrar recursos multimedia y organizar el contenido.

Jira:

  • Seguimiento de la velocidad: La herramienta permite predecir la cantidad de trabajo que el equipo puede realizar en futuros sprints. Resulta útil durante las reuniones de planificación de sprints para ayudar a tu equipo a decidir a qué cantidad de trabajo pueden comprometerse de manera factible.
  • Monitor de estado del equipo: El Monitor de estado evalúa al equipo en función de los ocho atributos propios de los equipos que funcionan bien.

Motivar el equipo humano

Trabajar en un ambiente laboral feliz con empleados motivados y satisfechos es fundamental.
Realizar actividades cómo un quiz invita a la diversión, a pasar un momento agradable con los compañeros de trabajo para conseguir que se estrechen relaciones, se conozcan mejor y se fomente la cohesión entre diferentes áreas o departamentos con el objetivo de mejorar la comunicación horizontal y vertical.
Las celebraciones también son consideradas como una muestra de agradecimiento al compromiso y el esfuerzo extra que realizan los empleados con su organización.

Desarrollar un clima laboral favorable lleva tiempo, no obstante, tiene múltiples beneficios: los trabajadores aportan su mejor desempeño a la empresa, se crean equipos de trabajo sólidos y la empresa se puede enfocar mejor en cumplir sus metas.

 

 

 

 

Consejos para tener reuniones productivas

Las reuniones efectivas de trabajo son aquellas donde los colaboradores salen de una reunión sintiéndose llenos de productividad, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de que se han logrado avances. Además, las reuniones efectivas de trabajo te permiten generar ideas, planificar acciones y mantener a tu equipo activo e informado. ¡Todo de manera óptima!

Te presentamos las 5 claves fundamentales para conseguirlo, aplicables tanto a reuniones virtuales como presenciales que hemos extraido a través de  nuestra platadorma formativa Udemy.

1. Definir el objetivo

¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.

2. Elegir a los participantes adecuados

¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los decision makers, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.

«La mayoría de las personas se sienten agobiadas por la cantidad de reuniones que deben atender y eso es debido a que son invitados, en muchas ocasiones, a encuentros en los que no debían participar», afirma Mansilla. Debemos prestar especial atención a este punto si queremos, además de cumplir nuestro objetivo, respetar el tiempo de los demás compañeros.

3. Preparar una agenda

Una vez definimos el objetivo de la reunión y a quiénes necesitamos para conseguirlo, necesitaremos preparar una agenda. Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito.

Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir. Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar prevenidos.

4. Gestionar el tiempo

Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.

5. Documentar y crear un plan de seguimiento

Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.

 

Otros factores básicos a tener en cuenta para asegurar una videoconferencia de éxito son elegir el espacio más tranquilo y silencioso de la oficina o de la casa, encender siempre la cámara para empatizar mejor con los asistentes y utilizar auriculares con micrófono para garantizar la calidad del sonido.

Madres trabajadoras:
Consejos para optimizar tu tiempo y recursos.

 

Hablamos con Olga Carrillo, Aida Serrano y Raquel Peris, madres que consiguen con éxito compaginar la vida laboral con la familiar.

 

  • El Teletrabajo tiene infinidad de ventajas, empezando por el ahorro de tiempo y dinero en desplazamientos. ¿Pero que retos supone llevarlo a la práctica en el hogar?

 

 

«Lo fundamental es establecer un horario» Olga Carrillo.

 

 

«Quedarse cinco minutos más en la cama suena de lo más tentador. Pero cuando se trata de teletrabajar y conciliar la vida familiar y laboral, hay que tomarse el trabajo en serio. No se trata de calcar las rutinas que tienes cuando vas a la oficina, pero sí de respetar los tiempos. La organización es clave para que la conciliación sea efectiva y, aunque trabajar desde casa te da la posibilidad de ser más flexible, no hay que pasarse.

La cuestión es aún más importante si tienes niños. Aprovechar las horas de colegio presencial o las clases online para completar las tareas que requieran mayor concentración es un buen punto de partida. Aunque tampoco está de más empezar antes tu jornada laboral para poder compartir con ellos más tiempo al volver de sus actividades escolares y extraescolares»

 

  • La planificación y la organización son esenciales para optimizar el tiempo cuando se trabaja ¿Qué claves sugieres para organizar el tiempo del día a día con la familia y el trabajo?

 

 

«La clave es ser flexible» Aida Serrano. 

 

 

 

«Aunque la planificación y la organización son esenciales para optimizar el tiempo cuando se trabaja, tampoco hay que ser totalmente estricto si se pretende conciliar vida familiar y laboral. De hecho, una de las ventajas del teletrabajo es, precisamente, la flexibilidad. Trabajar desde casa te permitirá, por ejemplo, hacer una pausa para ir a buscar a tus hijos al colegio y llevarlos a las extraescolares.

También es importante disponer de una zona independiente en la que poder realizar nuestras tareas sin interferir en el resto de actividades familiares ni que estas nos interrumpan, aunque con niños pequeños es bastante improbable que no requieran nuestra atención, por lo que es bastante recomendable hacer una pausa y retomar de nuevo la actividad después de haber pasado con ellos un rato en familia. En mi caso, por las tardes, se vienen a hacer deberes al despacho mientras yo finalizo mi jornada laboral y así trabajamos todos juntos. Creo que el teletrabajo es una gran oportunidad para mejorar la conciliación familiar»

 

  • Muchas veces la conciliación familiar y laboral implica que nos apartan demasiado de nuestros Hobbies ¿Es posible mantener un equilibrio?

 

 

«Mantener el equilibrio es fundamental» Raquel Peris.

 

 

 

«Tan importante como encontrar momentos para disfrutar de tiempo de calidad en familia es reservar un espacio para ti. También resulta clave dejar espacio en la agenda para tus hobbies y hacer aquello que te gusta. Una gestión adecuada del ocio y del tiempo libre es fundamental. Sabemos llenar las agendas de compromisos y obligaciones que requieren acción, pero carecemos de habilidades para programar nuestro ocio de una manera sana y satisfactoria para la familia. Es incongruente quejarse de que no tenemos tiempo libre, pero sacarlo para dedicarlo a estar delante de una pantalla. Ese tiempo lo podemos dedicar a actividades que nos relajen o a, simplemente, pasar tiempos juntos en familia.

A mi me resulta gratificante dedicar parte de mi tiempo a proyectos solidarios promovidos por la  ONG que actualmente presido»